ORGANIZAÇÃO CONTÁBIL COSTOYA

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© 2018   Criado por Lucas Ribeiro.

Mudanças que impactarão os próximos anos:


Além das obrigações tradicionais, a mudança é constante com a melhoria e ampliação gradativa de informações. As novidades que irão impactar nos próximos anos, são:


1 - E-SOCIAL:

Depois de uma série de adiamentos, 2018 será marcado pelo início do e-Social que integrará informações do MTE, Caixa, Previdência, INSS e Receita Federal.


2 - SPED EFD-Reinf :

Essa obrigação é um complemento ao e-Social e entrará em vigor em Novembro 2018. Seu objetivo será transmitir as informações das Retenções na Fonte.

Esse sempre foi um “calcanhar de aquiles” pois sempre fica uma nota fiscal perdida pela empresa. Além de criar essa obrigação que cruzará informações do tomador e do prestador, sua exigência em prazo no mês foi antecipada.


3 - ALTERAÇÕES SIMPLES NACIONAL:

Houve também uma série de mudanças no Simples Nacional em 2018, como mudanças na forma de cálculo, a introdução de informação de folha na apuração (fator r) e mudança de atividades em anexo.


4 - AMPLIAÇÃO DA UTILIZAÇÃO DO CÓDIGO CEST e NFE 4.0:

Na área da Substituição Tributária, o Governo também vem ampliando a base de informação. Neste ano será ampliada a exigência a exigência do CEST.


5 - INTRODUÇÃO DA OBRIGAÇÃO DE TRANSAÇÃO REALIZADA EM ESPÉCIE:

As informações financeiras sempre foram bem monitoradas com obrigações, como o e-Financeira e o Decred. Mas faltava informações sobre transações em espécie.

Faltava pois não falta mais, agora temos a DME que atinge pessoas físicas e jurídicas.

Todas essas mudanças ampliam em muito a capacidade de fiscalização dos governos, a responsabilidade dos contadores em entregar as obrigações e a dos empresários em enviar documentos de suas operações.


Como o empresário pode ajudar?


Fazer todas essas obrigações não é fácil, mas se torna mais difícil se há falha na informação ou se ela é incompleta.


Aqui, vale bastante a parceria!

O empresário deve garantir o acesso a todas as informações ao contador, com documentos em bom estado, hábeis e organizados. Boas entradas de informações vão garantir boas saídas.

Três ações podem ajudar e muito o contador:

Manter um controle financeiro eficiente de entradas e saídas – Organizar as finanças da empresa é papel do empresário. Isso ajudará nas decisões empresariais e poderá orientar o contador para o registro contábil.

Emitir todas as notas fiscais de venda de produtos e serviços – Essa é uma obrigação que consta em Lei e nem sempre é observada. A omissão de receitas é um dos grandes motivos de fiscalização, e não emitir notas fiscais pode prejudicar a entrega de obrigações.

Separar as finanças da Pessoa Jurídica da Pessoa Física – É preciso entender que a PJ e a PF não se confundem, existem gastos de cada lado e a “entidade” deve ser preservada. Quando começa a confusão patrimonial entre PJ e PF, o prejuízo de informações é grande.


Quais documentos precisam ser enviados?


Documentos a serem enviados:


Todos os documentos a serem enviados, tiveram ou terão algum impacto financeiro e patrimonial na empresa.

Sejam eles comprovantes de gastos e receitas, contratos futuros, empréstimos, processos judiciais, notas fiscais, extratos bancários ou a posição de duplicatas descontadas.

Até o 5º útil do mês seguinte para garantir a contabilização de forma que possam ser analisadas.

Para facilitar, vamos separar em alguns grupos.


a- Movimento Trabalhista:

Neste grupo, são importantes todos os documentos que tenham como base a relação de trabalho, assalariado ou não na empresa.

Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, Contribuição Sindical, outras Contribuições Sindicais;

- Recibos de pagamento: Salários, Pró-Labore, Férias, Vale Transporte (compra e entrega) e Atestados Médicos de Funcionários

- Movimentos e recibos de autônomos e Cooperados.

Esses documentos vão suportar o processamento da folha e serão escriturados na contabilidade. Poderão servir também para a análise das obrigações acessórias.


b- Movimento Fiscal:

Esse é um dos mais importantes, pois existem impostos que são pagos logo nos primeiros dias do mês.

Aqui é necessária alguma atenção dada a importância das obrigações tributárias. Isso pois, em algumas ocasiões a empresa se torna responsável pela obrigação tributária.

Assim como são os casos de retenção de impostos e de substituição tributária.

Saiba o que levantar no movimento fiscal:

Todas as notas fiscais: De entrada e saída, de serviços prestados e tomados, conhecimentos de transporte e compra de bens.

Notas Fiscais de concessionárias como de Telefonia e de Energia Elétrica.

Arquivos Eletrônicos: como arquivo na Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.


Comprovantes de pagamentos dos impostos: como a DAS, DARF’s, GARE’s e GNRE’s:

A análise de retenções é primordial para que a empresa não tenha prejuízo. Por isso é tão importante ter as informações quase que imediatas.

Um exemplo disso é o CPOM em São Paulo e outros Municípios. Mesmo que o serviço não seja objeto de retenção, se o prestador não tiver o cadastro no município, será obrigatória a retenção.

Outro exemplo são os impostos não cumulativos. Se não houver notas de entrada, prejudicará o cálculo e emissão correta da guia a pagar.


c- Movimento Contábil:

No movimento contábil temos todos os outros documentos financeiros.

Eles não podem estar ligados a parte fiscal ou trabalhista.

São eles:

  • Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Posição de Empréstimos e Desconto de Duplicatas;

  • Recibos e Contratos: de Locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;

  • Comprovantes diversos: de despesas e de receitas;

  • Arquivos eletrônicos: como extratos em ofx e controle de caixa, 

  • No movimento contábil, temos o controle de caixa. Por mais simples que ele seja, é super importante entregá-lo nos documentos mensais.

  • Os boletos devem ter informações como fornecedor e o numero do documento que está pagamento, básico né ? Mas quase todos os boletos e transferências bancaria não vem com essa informação.

d- Controle de Estoque:

Por último é importante mencionar o controle de Estoque da empresa e o Livro Inventário ao final do período.

Essas duas informações são essenciais para a apuração do Custo da Mercadoria Vendida que influencia diretamente os demonstrativos financeiros.

Além disso, o Livro Inventário é uma obrigação legal da empresa, e que o contador tem pouca influência em sua preparação.

Se você não tiver o controle de estoque e o Livro Inventário, entre em contato conosco e solicite orientações de como entregar essas  informações.


Observações finais:

Esperamos que após todas essas dicas , consigam se organizar para o envio correto das informações e em caso de dúvidas fale com o seu gestor contábil para que possamos a cada dia melhorar as informações que iremos transmitir para o fisco.

As empresas que já realizam todos estes procedimentos não deixem de estar revisando de tempos em tempos para melhorar o desempenho da sua equipe.











Agnaldo Cavalcante - Contador.

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